docBASE-Modul "Antragstellung"

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Produktinformationen "docBASE-Modul "Antragstellung""

Regulär bestand in docBASE™ bisher lediglich die Möglichkeit, Dokumente zu aktivieren, zu archivieren,  Dokumente als Entwurf zu speichern oder ein elektronisches Genehmigungsverfahren manuell einzuleiten. Ein Mechanismus, der einem Antragsverfahren gleichsteht existierte bisher nicht.

Mit dem optionalen docBASE™ - Modul „Antragstellung“ sind Sie nun in der Lage, in die docBASE™ -  Hauptdokumente einen Mechanismus für ein elektronisches Antragsverfahren zu implementieren. Hierzu zählen beispielsweise Steuerungen zur Speicherung eines Antrags (separate Schaltfläche „Antrag stellen“ kann eingeblendet werden) sowie verschiedene Elemente bezüglich des Umgangs mit dem Antrag.

So können Sie beispielsweise festlegen, dass ein Antragsdokument lediglich eine Information an einen beliebigen Empfängerkreis sendet und das Dokument dennoch direkt aktiviert wird. Alternativ besteht die Möglichkeit, auf vorgefertigte Workflows zuzugreifen, die im Rahmen der Antragstellung elektronisch durchlaufen werden. Erst nachdem sämtliche Kompetenzträger, die Mitglied dieses Entscheidungsverfahren sind, dem Antrag zugestimmt haben, wird das Dokument in den Status „aktiv“ gestellt.

Das Antragsverfahren ist insbesondere für Unternehmen interessant, die nicht zusätzlich das elektronische Genehmigungsverfahren nach der Anlage eines neuen Dokumentes anstoßen möchten, sondern einen entsprechenden Automatismus nutzen wollen um auf elektronischem Wege Freigaben zu einem neuen Dokument (Antrag) einzuholen.

Das Modul „Antragstellung“ verfügt auch über Schnittstellen zu externen Datenbanken wie beispielsweise dem öffentlichen Namens- und Adressbuch oder einer völlig individuellen Benutzerdatenbank, die gegebenenfalls im Unternehmen bereits im Einsatz ist. So haben Sie die Möglichkeit, beispielsweise bei der Mailbenachrichtigung aber auch bei der Abarbeitung eines fest definierten Genehmigungsverfahrens auf individuelle Platzhalter zuzugreifen, die beispielsweise den Vorgesetzten oder den Vertreter des entsprechenden Mitarbeiters wiedergeben.

Mit dem neuen Modul „Antragstellung“ sind Sie somit ab sofort in der Lage, jedes beliebige Genehmigungsverfahren vollautomatisch einzuleiten, um im Nachgang zu entscheiden, wie weiter mit dem entsprechenden Dokument verfahren wird. Eine zwischengeschaltete Instanz, die das Freigabeverfahren manuell einleitet ist nicht mehr notwendig.

[Video zum Modul folgt in Kürze]

 

 

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