docBASE-Modul "Reisekosten und Spesenabrechnung"

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Produktinformationen "docBASE-Modul "Reisekosten und Spesenabrechnung""

Das docBASE™-Modul „Reisekosten und Spesenabrechnung“ ermöglicht es Ihnen, Fahrstrecken, diverse Pauschalen sowie Belege aller Art auf elektronischem Wege einzureichen. Ziel der Einreichung ist in der Regel die Rückerstattung des verauslagten Betrages auf das private Konto.

Die gesetzlichen Vorgaben für Kilometer- und Übernachtungspauschalen können variabel in der Konfiguration hinterlegt werden. Somit sind Sie auch auf zukünftige Änderungen durch den Gesetzgeber in diesem Bereich vorbereitet, ohne zwangsläufig ein Update erwerben zu müssen.

Antragsteller können in einer eigens hierfür entwickelten Erfassungsmaske den Grund ihrer Reise, den Reisebeginn, das Reiseende sowie diverse weitere Informationen erfassen. Hierbei handelt es sich um die sogenannten „Eckdaten der Reisekostenabrechnung“. Zusätzlich besteht in derselben Maske die Möglichkeit, beliebig viele Fahrstrecken auf Basis der hinterlegten Kilometerpauschale zu erfassen. Außerdem können beliebige Belege sowie Abrechnungen auf Basis von gesetzlichen Pauschalen erfasst werden. Auch hier gibt es keine Begrenzung der Stückzahl.

Selbstverständlich besteht die Möglichkeit, sowohl in den Eckdaten als auch in den einzelnen Kostenpositionen (Fahrstrecken, Pauschalen, Belege) die Originalbelege hinzuzufügen, beispielsweise als PDF Dokument.

Um einen entsprechenden Automatismus zu gewährleisten, besteht die Möglichkeit, in der Modulsteuerung festzulegen, welche Mitarbeiter (Personen oder Gruppen) für die Abrechnung der eingereichten Belege/Fahrten/Pauschalen zuständig sind. Diese Kollegen können vollautomatisch in Form einer völlig frei formulierten E-Mail über die Einreichung einer neuen Reisekostenabrechnung informiert werden und die zugehörigen Buchungsdokumente/SEPA-Datei(n) erzeugen um die Gutschrift zu veranlassen.

Selbstverständlich ist nicht nur die beleghafte Buchung der entsprechenden Rückerstattung möglich, sondern auch die Erstellung einer SEPA-konformen XML Datei, die mit jedem beliebigen Zahlungsverkehrsprogramm eingelesen und verbucht werden kann. Auf diese Weise sparen Sie erheblich Bearbeitungszeit bei der Rückerstattung der entsprechenden Beträge

Reisekostenabrechnungen (Fahrtkostenabrechnungen) sowie Spesenabrechnungen lassen sich mit diesem sehr einfach zu bedienenden docBASE™-Modul äußerst effizient und ohne Medienbruch direkt in der Applikation abwickeln. Gegebenenfalls notwendige Genehmigungsverfahren oder die Erfassung weiterer benötigter Informationen sind selbstverständlich möglich. Hierfür stehen die regulären Instrumente der docBASE™-Applikation zur Verfügung und können jederzeit hinzugeschaltet werden.

Sparen Sie sich das Geld für eine separate und vielleicht viel zu komplexe (und damit auch zu teure) Applikation, die ausschließlich für die Abrechnung Ihrer Reisekosten entwickelt wurde. Durch dieses einfache und intuitiv zu bedienende docBASE Modul lassen sich nahezu alle Anforderungen an eine professionelle Reisekosten- und Belegabrechnung umsetzen.

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